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Superintendencia de
Riesgos del Trabajo
ADMINISTRADORAS DE
RIESGOS DEL TRABAJO - SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Resolución (SRT) 734/08.
Del 26/6/2008. B.O.: 1/7/2008. Establécese que las Aseguradoras de
Riesgos del Trabajo deberán implementar un Sistema de Control
Interno.
Bs. As., 26/6/2008
VISTO, el Expediente Nº
7630/08 del Registro de la SUPERINTENDENCIA DE RIESGOS DEL TRABAJO
(S.R.T.), las Leyes Nº 20.091 y Nº 24.557, la Resolución de la
SUPERINTENDENCIA DE SEGUROS DE LA NACION (S.S.N.) Nº 28.906 de fecha
29 de agosto de 2002, la Resolución S.R.T. Nº 224 de fecha 14 de
febrero de 2008, y
CONSIDERANDO:
Que la tendencia a nivel
internacional en materia de supervisión interna de las Aseguradoras
en general, indica la necesidad de una supervisión amplia y
competencias relevantes específicas.
Que se estima oportuno
plasmar dicha tendencia en las Aseguradoras de Riesgos del Trabajo
(A.R.T.).
Que, generar un adecuado
sistema de control interno en las A.R.T., en correspondencia con la
naturaleza de las actividades de riesgos del trabajo, redundará en
beneficio de asegurados y trabajadores, posibilitando una mejor
gestión al optimizar el accionar de dichas entidades.
Que esta SUPERINTENDENCIA
DE RIESGOS DEL TRABAJO (S.R.T.) ha recogido como antecedentes el
Informe del Committee of Sponsoring Organizations of the Tradeway
Comisión (C.O.S.O.) y las Normas de Auditoría vigentes, de
aplicación obligatoria para todos los profesionales matriculados en
el Consejo Profesional de Ciencias Económicas de la jurisdicción del
ente auditado.
Que asimismo esta S.R.T. ha
tenido en cuenta la normativa vigente en la materia emitida por la
SUPERINTENDENCIA DE SEGUROS DE LA NACION (S.S.N.) y la
SUPERINTENDENCIA DE ADMINISTRADORAS DE FONDOS DE JUBILACIONES Y
PENSIONES (S.A.F.J.P.), que reglamentan normas sobre Procedimientos
Administrativos y Control Interno.
Que en el contexto
expuesto, resulta necesario que las propias A.R.T. implementen
procedimientos administrativos y controles internos en función de
criterios y prácticas profesionales sobre la materia.
Que en tal sentido, si bien
las entidades tendrán amplia libertad en la redacción de sus
respectivas normas de procedimiento, es menester que esta S.R.T.
estipule los criterios mínimos y obligatorios que las mismas deben
contemplar.
Que el control interno es
un proceso que debe involucrar a todos los integrantes de las
A.R.T.
Que resulta de interés
aplicar un enfoque a partir del cual el Directorio o la Autoridad
Directiva de las A.R.T. se constituyan en referentes en materia de
dirección y control.
Que esta S.R.T. considera
necesaria la existencia en el ámbito de las A.R.T. de un Comité de
Control Interno, que vele por el cumplimiento de las leyes y normas
que regulan la actividad, siendo responsable de evaluar y supervisar
la ejecución de todas las actividades de control llevadas a cabo
dentro de cada entidad.
Que en este marco resulta
conveniente que el Comité de Control Interno cuente con integrantes
que se encuentren en los más altos niveles decisorios de las
Aseguradoras.
Que el Directorio debe
designar un funcionario denominado "Responsable del área de Control
Interno" cuya misión principal sea el monitoreo y evaluación del
Sistema de Control Interno de la Aseguradora.
Que esta S.R.T. entiende
procedente que los designados como Responsable del área de Control
Interno asuman mediante declaración jurada la responsabilidad legal
que les compete por la veracidad de la información por ellos
confeccionada.
Que las entidades deberán
proveer suficientes recursos financieros, técnicos, de tiempo y
humanos para la gestión del riesgo.
Que la inobservancia de lo
dispuesto en la presente resolución es pasible de sanción conforme
lo dispuesto en los artículos 32 y 36 de la Ley Nº 24.557.
Que la Gerencia de Asuntos
Legales se ha expedido en orden a su competencia.
Que la presente se dicta en
uso de las facultades conferidas por el artículo 36, apartado 1,
incisos a), b) y d) de la Ley Nº 24.557 y de conformidad con lo
establecido por la Resolución S.R.T. Nº 224 de fecha 14 de febrero
de 2008.
Por ello,
EL SUPERINTENDENTE DE
RIESGOS DEL TRABAJO
RESUELVE:
Artículo 1º — Las
Aseguradoras de Riesgos del Trabajo (A.R.T.) deberán implementar un
Sistema de Control Interno (S.C.I.) que contemple los criterios
establecidos en la presente resolución.
Art. 2º — Los contenidos de
la presente normativa son de carácter mínimo y obligatorio para las
A.R.T., las que podrán complementarlos en la medida de su extensión
o complejidad, con el propósito de conformar un ambiente de control
que se corresponda con la naturaleza de sus actividades dentro de
parámetros y prácticas aceptadas en la materia.
Art. 3º — Apruébase el
Anexo I, que forma parte integrante de la presente resolución,
mediante el cual se establecen las responsabilidades y la estructura
para la gestión de un Sistema de Control Interno de las A.R.T., el
cual deberá ser proporcional a las dimensiones de cada entidad y a
la complejidad de sus operaciones.
Art. 4º — Apruébase el
Anexo II, que forma parte integrante de la presente resolución,
mediante el cual se establecen las pautas mínimas y obligatorias
para el desarrollo de las "Normas sobre Procedimientos
Administrativos y Controles Internos". Las A.R.T. deberán
desarrollar por escrito procedimientos administrativos que instruyan
sobre el circuito de procesamiento y control de sus operaciones.
Art. 5º — Apruébase el
Anexo III, que forma parte integrante de la presente resolución, el
cual contiene los conceptos y principios sobre cuya base las A.R.T.
deberán implementar el Sistema de Control Interno.
Art. 6º — Apruébase el
Anexo IV, que forma parte integrante de la presente resolución, el
cual contiene la declaración jurada que deberá ser suscripta por el
Responsable del área de Control Interno de cada A.R.T.
Art. 7º — Las
presentaciones a remitir a esta SUPERINTENDENCIA DE RIESGOS DEL
TRABAJO (S.R.T.) conforme lo dispuesto en los Anexos I, II y IV de
la presente resolución, deberán ser efectuadas mediante notificación
fehaciente a este Organismo. Dichas presentaciones deberán estar
suscriptas por la máxima autoridad de la A.R.T. o por su Gerente
General o por Apoderados que cuenten con facultades suficientes para
ello.
Art. 8º — Facúltase a la
Gerencia de Control de Entidades, a formular modificaciones a lo
establecido en el Anexo IV, en los puntos 6, 7 y 8 del Anexo I y en
el punto 4 del Anexo II, previa intervención de la Gerencia de
Asuntos Legales de esta S.R.T.
Art. 9º — La presente
resolución entrará en vigencia a partir de los ejercicios iniciados
el 1º de julio de 2008. La Gerencia de Control de Entidades
determinará las fechas en que las A.R.T. deberán:
a) Informar y remitir a
esta S.R.T.: el nombre del Responsable del área de Control Interno y
copia del acta que lo refrenda; la declaración jurada conformada en
el Anexo IV de la presente; la nómina de los miembros del Comité de
Control Interno designados por el Directorio y la copia del acta que
lo refrenda.
b) Remitir a esta S.R.T.
copia del acta y la fecha de aprobación de las "Normas sobre
Procedimientos Administrativos y Programa de Control Interno"
correspondientes a los procedimientos mínimos comprendidos en el
Anexo II apartado 4.
c) Remitir el Programa
Anual de Control Interno con los agregados y modificaciones que
estimen procedente efectuar, a fin de dar cumplimiento a lo
reglamentado en la presente resolución.
Art. 10. — De forma.
ANEXO I
RESPONSABILIDADES Y ESTRUCTURA PARA LA
GESTION DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LAS ASEGURADORAS DE
RIESGOS DEL TRABAJO
Cada Aseguradora de Riesgos
del Trabajo (A.R.T.) deberá implementar una administración eficiente
del Sistema de Control Interno (S.C.I.), considerando a tal fin los
lineamientos que se exponen a continuación y teniendo en cuenta las
dimensiones de la entidad y la complejidad de sus operaciones.
El Directorio y el Gerente
General —o autoridades equivalentes—, las distintas Gerencias, el
Comité de Control Interno y el Responsable del área de Control
Interno, deberán evidenciar un alto grado de compromiso tendiente a
mantener una sólida cultura de la gestión de riesgos.
1. Directorio u Organo de
Administración
1.1. Responsabilidades
El Directorio, u Organo de
Administración o autoridad equivalente, o funcionario local de mayor
jerarquía si se trata de sucursales de entidades del exterior, todos
ellos denominados en adelante como Directorio, será responsable
de:
a) Promover y/o verificar
que la A.R.T. cuente con una estrategia y política adecuada para la
gestión del Sistema de Control Interno.
b) Garantizar que la A.R.T.
cuente con personal técnicamente calificado, así como también con
los recursos necesarios para su adecuada gestión.
c) Evaluar y aprobar el
Programa Anual de Control Interno.
d) Designar al Responsable
del área de Control Interno y a los miembros del Comité de Control
Interno.
2. Gerencia General o
autoridad equivalente
2.1. Responsabilidades
La Gerencia General o
autoridad equivalente tendrá como responsabilidades primarias:
a) Asegurar la existencia
de recursos suficientes para la realización de una gestión eficaz
del Sistema de Control Interno.
b) Asegurar que existan
procesos y procedimientos aplicables a cada unidad de negocio,
destinados a la gestión del control de los productos, actividades,
procesos y sistemas de la A.R.T.
c) Establecer líneas claras
de autoridad, responsabilidad y comunicación con las distintas
gerencias para fomentar y mantener una adecuada gestión del riesgo,
evitando la generación de conflictos de interés.
3. Gerencias
3.1. Responsabilidades
Las Gerencias operativas
serán responsables de:
a) Aplicar, en las
distintas unidades de negocios según su ámbito de competencia, los
procesos y procedimientos concretos conforme al Sistema de Control
Interno.
b) Tomar los recaudos
necesarios para que tanto los procedimientos como los controles a
aplicar sean adecuados y efectivos en el ámbito que se apliquen.
4. Comité de Control
Interno (C.C.I.)
4.1. Integración
El Directorio de la A.R.T.
determinará el número y composición del Comité de Control Interno,
debiendo cumplir con las siguientes especificaciones:
a) El número de integrantes
debe ser impar y contar con un mínimo de TRES (3) miembros.
b) En todos los casos
deberá estar integrado por el Responsable del área de Control
Interno y por al menos un miembro del Directorio que no ejerza
funciones ejecutivas vinculadas con la gestión de la organización ni
otras similares dentro del grupo económico (con excepción de
sucursales de A.R.T. extranjeras en cuyo caso serán reemplazados por
funcionarios de primer nivel designados por la Casa Matriz).
c) La presidencia del
Comité de Control Interno deberá estar a cargo de un director sin
funciones ejecutivas.
d) A excepción del
Responsable del área de Control Interno, los restantes miembros
designados para conformar el Comité de Control Interno permanecerán
en esas funciones por un período de DOS (2) años (siempre que el
mandato en el caso de los directores no expire antes) pudiendo ser
reelegidos únicamente por un período similar.
e) Los miembros que se
designe para conformar el Comité de Control Interno deberán
constituir domicilio especial en la República Argentina.
f) La conformación del
Comité de Control Interno deberá quedar reflejada en el Libro de
Actas de Directorio.
4.2. Impedimentos
No podrán ser miembros del
Comité de Control Interno, las personas que se desempeñen como
Auditor Externo de la entidad o formen parte de la sociedad o
asociación profesional que ejerza esas funciones.
4.3. Responsabilidades
Serán funciones de carácter
indelegable del Comité de Control Interno las que se enuncian a
continuación:
a) Evaluar y aprobar el
Programa Anual de Control Interno elaborado por el Responsable del
área de Control Interno.
b) Elevarlo al Directorio
para su consideración.
c) Analizar y evaluar al
menos en forma trimestral los resultados de las actividades de
control llevadas a cabo por el Responsable del área de Control
Interno para dar cumplimiento al Programa Anual de Control Interno y
a las responsabilidades previstas en la presente norma, a través de
los informes emitidos por dicho funcionario.
d) Proponer al Directorio
modificaciones a la estrategia y política de control interno en
función del análisis de los resultados de las distintas evaluaciones
del Sistema de Control Interno.
e) Mantener comunicación
con los funcionarios de la S.R.T. sobre todas las cuestiones
vinculadas con el funcionamiento del Sistema de Control Interno.
f) Proponer al Directorio
la implementación de Códigos de Conducta y Etica, y velar por su
conocimiento y cumplimiento.
g) Tomar conocimiento del
Informe anual de debilidades y observaciones elaborado por el
Auditor Externo atento lo normado por la SUPERINTENDENCIA DE SEGUROS
DE LA NACION (S.S.N.) mediante Resolución S.S.N. Nº 28.906 de fecha
29 de agosto de 2002, apartado 39.12.4.1 "Informes de los auditores
externos", así como también de los Estados contables de la A.R.T.
correspondientes al cierre de cada ejercicio económico.
h) Reflejar en el Libro de
Actas del Comité de Control Interno las decisiones surgidas, los
resultados de las evaluaciones practicadas y la toma de conocimiento
de información contable, de gestión y de control realizadas.
i) El mencionado libro de
actas estará bajo la guarda del presidente del Comité de Control
Interno.
5. Responsable del Area de
Control Interno (R.C.I.)
5.1. Nombramiento
a) El Directorio de la
A.R.T. debe designar a un funcionario denominado Responsable del
área de Control Interno, que dependerá directamente del mismo y al
que reportará como parte integrante del Comité de Control
Interno.
b) La desvinculación
permanente o temporaria, cualquiera sea la causa, implicará el
inmediato reemplazo al menos en forma transitoria por otro
responsable.
c) Los reemplazos
transitorios no podrán tener un término superior a TREINTA (30)
días.
d) Los nombramientos de
responsables, aun los transitorios, serán informados por las A.R.T.
a esta S.R.T. dentro de las SETENTA Y DOS (72) horas de haberse
producido.
e) Los responsables
designados deberán presentar el formulario que se acompaña como
Anexo IV, en el cual declararán asumir la responsabilidad legal que
les compete por la veracidad de la información por ellos
confeccionada.
f) Cuando se trate de
Grupos Económicos a los que pertenezca más de una entidad
supervisada, la designación podrá recaer en la misma persona para
todas las entidades que pertenezcan al mismo Grupo.
5.2. Requisitos
Quien ocupe el cargo de
Responsable del área de Control Interno deberá reunir las siguientes
condiciones:
a) Poseer conocimientos en
materia de riesgos del trabajo y contar con una experiencia mínima
de UN (1) año en el desempeño de tareas de control.
b) Llevar a cabo su labor
de acuerdo a las normas vigentes para el ejercicio profesional de la
auditoría interna y a lo dispuesto en la presente norma.
c) Manifestar un compromiso
con la gestión de riesgos e independencia de criterio en su
actuación.
5.3. Impedimentos para el
ejercicio de la función
No podrán ser Responsables
del área de Control Interno, las personas que:
a) Sean socios,
accionistas, directores, síndicos o administradores de la A.R.T., o
de entes vinculados económicamente a ella.
b) Se desempeñen como
Gerente General o tengan funciones de línea en la Entidad o en entes
vinculados económicamente a ella.
c) Se desempeñen como
auditor externo de la A.R.T. o formen parte de la sociedad o
asociación profesional que ejerza esas funciones.
d) Sin estar alcanzadas por
las limitaciones enunciadas precedentemente, tengan parentesco de
hasta segundo grado de consanguinidad o afinidad con las personas
impedidas, según los acápites precedentes.
e) Se encuentren
inhabilitadas o ante el caso en que el profesional colegiado
designado sea inhabilitado durante el ejercicio de la gestión,
deberá poner de manifiesto dicha circunstancia ante el Directorio de
la A.R.T. dentro de las SETENTA Y DOS (72) horas de su notificación,
quien a su vez, hará lo propio ante esta S.R.T. y en el mismo
plazo.
5.4. Responsabilidades
El Responsable del área de
Control Interno será responsable de:
a) Confeccionar el Programa
Anual de Control Interno y elevarlo a consideración del Comité de
Control Interno.
b) Elaborar, supervisar y
suscribir los informes que deberán estar previstos en el citado
Programa conforme lo estipulado en el apartado 7 del presente
Anexo.
c) Efectuar el seguimiento
de las acciones correctivas que correspondan en caso de detectarse
irregularidades como resultado de la ejecución del Programa Anual de
Control Interno. Igual tratamiento deberá efectuar con respecto a
las debilidades de control interno y oportunidades de mejora que
surjan del Informe Anual de Control Interno confeccionado por el
Auditor Externo atento lo normado por la SUPERINTENDENCIA DE SEGUROS
DE LA NACION (S.S.N.) mediante Resolución Nº 28.906/02, apartado
39.12.4.1 "Informes de los auditores externos" y de las
irregularidades informadas por la S.R.T.
d) Realizar en tiempo y
forma el monitoreo de los riesgos residuales existentes derivados de
acciones correctivas encaradas por las distintas Gerencias de
acuerdo a su competencia.
e) Informar al Comité de
Control Interno las observaciones y/o medidas que efectúe o indique
esta S.R.T.
f) Conservar bajo su guarda
los textos ordenados de los procedimientos y normas vigentes con las
formalidades a que se hace mención en el acápite respectivo, el
Programa Anual de Control Interno, con su aprobación respectiva y
los papeles de trabajo e informes correspondientes a su labor.
g) Cuando el Responsable
del área de Control Interno no estuviera en relación de dependencia
con la A.R.T., las obligaciones de guarda a las que se hace
referencia en el ítem precedente, con excepción de los papeles de
trabajo, estarán a cargo de uno de los directores integrantes del
Comité de Control Interno.
6. Programa Anual de
Control Interno (P.A.C.I.)
En relación con los
aspectos inherentes al Programa Anual de Control Interno, las A.R.T.
deberán considerar que:
a) El Responsable del área
de Control Interno debe confeccionar el Programa Anual de Control
Interno, refiriéndolo al período comprendido entre el 1º de julio y
el 30 de junio del año siguiente.
b) Una vez confeccionado,
deberá elevarlo a consideración del Comité de Control Interno, con
por lo menos TREINTA (30) días de anticipación al cierre de cada
ejercicio económico.
c) El Comité de Control
Interno deberá evaluar y aprobar el Programa Anual de Control
Interno, remitiéndolo luego al Directorio de la A.R.T.
d) El Directorio deberá
tomar conocimiento y resolver sobre su aprobación en reunión a
celebrar con no menos de QUINCE (15) días de anticipación al cierre
de cada ejercicio económico.
e) Los lineamientos del
Programa Anual de Control Interno aprobado deberán ser transcriptos
en el Libro de Actas de Directorio o Consejo de Administración, e
integrará el acta que se labre con motivo de la citada reunión.
f) El acta respectiva debe
ser transcripta dentro de los TRES (3) días hábiles siguientes.
g) Deberá remitirse a esta
S.R.T., dentro de los TRES (3) días de transcripta el acta
estipulada en el apartado precedente, copia del Programa Anual de
Control Interno aprobado por el Directorio y del acta que lo
refrenda.
h) El Programa Anual de
Control Interno debe contener la siguiente información:
a. La identificación de los
procesos críticos del negocio y de sistemas, como así también la
metodología utilizada para su elaboración y evaluación de riesgo que
sustente la misma.
b. La evaluación mencionada
previamente, será la base para la elaboración del Programa Anual de
Control Interno.
c. Se deberán considerar
como básicos los circuitos operativos indicados en el Anexo II como
"procedimientos mínimos".
d. La descripción de las
pruebas de cumplimiento y sustantivas que se aplicarán en cada uno
de los procesos críticos de negocio y de sistemas.
e. Un cronograma de
ejecución de tareas con apertura trimestral o menor.
f. Las modificaciones
(agregados, reducciones y/o reclasificación) de las tareas a ser
ejecutadas, deberán ser puestas a consideración del Comité de
Control Interno en la sesión siguiente a su modificación, y elevarse
al Directorio para su toma de conocimiento y aprobación de igual
forma.
g. Ambos tratamientos no
podrán exceder los TREINTA (30) días contados desde el último día
hábil del mes de la modificación.
h. Las modificaciones
mencionadas en los apartados precedentes, deberán transcribirse en
el Libro de Actas de Directorio dentro de los TRES (3) días hábiles
posteriores.
i. Dentro de los TRES (3)
días de transcripta el acta especificada en el apartado precedente,
deberán remitirse a esta S.R.T. copia de las modificaciones
aprobadas y del acta que lo acredita.
7. Informes
El Responsable del área de
Control Interno deberá cumplir con las siguientes especificaciones
en cuanto a la elaboración de sus informes:
a) Elaborar informes con
carácter trimestral y un Informe Anual de ejecución del Programa
Anual de Control Interno.
b) En cada informe
trimestral, deberá indicar el grado de avance alcanzado en las
tareas en curso.
c) El Informe Anual deberá
sintetizar los hallazgos de los trimestres evaluados en el período
del Programa Anual de Control Interno e indicar el grado de avance
en su regularización. El informe correspondiente al último trimestre
no podrá ser reemplazado por el Informe Anual.
d) En los informes se
deberá dejar constancia de los hallazgos que evidencien
inobservancia de procedimientos y normas internas, de disposiciones
legales y reglamentarias que regulan la actividad de la A.R.T..
e) Los informes deberán
contemplar un plan de acción tentativo para la regularización y/o
normalización de los hallazgos, indicando los plazos y las
propuestas de modificación/actualización de los citados
procedimientos y normas.
f) Los informes
trimestrales elaborados por el Responsable del área de Control
Interno deberán ser elevados a consideración y aprobación del Comité
de Control Interno, y ser tratados por dicho Comité dentro de los
DIEZ (10) días siguientes al cierre del período informado.
g) El informe anual deberá
ser elevado para la evaluación, tratamiento y aprobación del Comité
de Control Interno dentro de los VEINTE (20) días siguientes de
finalizado cada ejercicio económico.
h) Este último deberá ser
puesto en conocimiento del Directorio para su tratamiento y
aprobación conjuntamente con los estados contables de la A.R.T.
i) Los informes tratados
por el Comité de Control Interno deberán ser transcriptos al Libro
de Actas del Comité de Control Interno dentro de los TRES (3) días
hábiles posteriores.
j) Dentro de los TRES (3)
días de transcripta el acta especificada en el apartado precedente,
deberán remitirse a esta S.R.T. copia de los informes tratados y del
acta del Comité que lo acredita.
8. Papeles de Trabajo
Los papeles de trabajo y
toda otra documentación que se considere respaldo de la ejecución de
las pruebas de auditoría efectuadas, deberá cumplir con los
siguientes requisitos:
a) Los programas de trabajo
utilizados deben reflejar los objetivos generales que se persiguen
con la revisión, los procedimientos de auditoría aplicados, con
indicación del alcance otorgado a los mismos, las características
del universo a analizar en cada prueba y sus antecedentes inmediatos
anteriores, las muestras determinadas y el criterio de selección de
las mismas.
b) Los papeles de trabajo
que respalden los Informes de Control Interno, se conservarán y
permanecerán a disposición de esta S.R.T. por el término de TRES (3)
años como mínimo.
c) El Responsable del área
de Control Interno podrá conservar archivos respaldatorios de su
labor en otros registros informáticos inalterables, pudiendo ser
éstos requeridos por esta S.R.T. en su estado original o impresos
con firma de dicho responsable.
d) El Responsable del área
de Control Interno debe tomar los recaudos necesarios para
documentar la coordinación de los objetivos de control y del alcance
otorgado a la tarea cuando las pruebas de auditoría sean ejecutadas
por otras áreas administrativas de control pertenecientes al grupo
económico del que forma parte la A.R.T. (se citan como ejemplos, las
áreas de Auditoría Interna, Riesgo Operacional, Cumplimiento
Normativo, Calidad).
e) Ante el caso mencionado
previamente, el Responsable del Area de Control Interno debe
documentar el análisis practicado, las observaciones resultantes, su
comunicación a las áreas auditadas, los cursos de acción fijados
para su regularización y el monitoreo del seguimiento de la
implementación de las medidas correctivas adoptadas.
ANEXO II
PAUTAS MINIMAS Y
OBLIGATORIAS PARA EL DESARROLLO DE LAS "NORMAS SOBRE PROCEDIMIENTOS
ADMINISTRATIVOS Y CONTROLES INTERNOS"
1. Requisitos a cumplir
1.1. Deben estar redactados
en idioma castellano.
1.2. Serán elaborados
internamente por las áreas que designe el Directorio, admitiéndose
también su confección por personas ajenas a su estructura.
1.3. Deberán contemplar lo
establecido por la Ley Nº 24.557 y sus modificatorias, normas
reglamentarias dictadas por esta S.R.T. u otro Organismo, que
resulten aplicables en lo referente a Ley de Riesgos del
Trabajo.
1.4. Podrán agruparse en
manuales o instrucciones, con la única condición que los mismos
describan los procesos a seguir en sus rutinas administrativas, con
especial énfasis en los controles que contengan. Deberán observar,
en cuanto corresponda, disposiciones legales y las reglamentarias
dictadas por esta S.R.T.
1.5. En todos los casos, se
identificará a los responsables de las tareas y decisiones asumidas
en los procesos que describan, a quienes se notificará especialmente
por los medios habituales de comunicación interna.
2. Aprobación
2.1. La Aseguradora de
Riesgos del Trabajo (A.R.T.), aprobará bajo la responsabilidad y por
intermedio del Directorio las "Normas sobre Procedimientos
Administrativos y Controles Internos".
2.2. Las mismas entrarán en
vigencia en forma inmediata luego de su aprobación.
2.3. Los contenidos básicos
o lineamientos generales de los procedimientos que se aprueben en
función de las presentes disposiciones serán transcriptos en el Acta
de Directorio correspondiente.
2.4. El texto completo de
los documentos aprobados se conservará en legajos habilitados a tal
efecto con la firma del titular del directorio, los que deberán
conservarse en guarda conforme lo dispuesto en el Anexo I, apartado
5.4. incisos f) y g).
2.5. A opción de las
A.R.T., el texto de dichos documentos podrá conservarse en registros
informáticos inalterables, que se asimilarán al concepto de legajos
indicado en la presente norma.
2.6. Los legajos indicados
permanecerán a disposición de esta S.R.T. Ante el caso de
resguardarse bajo las cualidades del apartado precedente, los
legajos podrán ser requeridos en su estado original o impresos con
firma del titular del directorio.
3. Modificaciones
3.1. Las modificaciones que
se produzcan sólo tendrán vigencia a partir de su aprobación por el
Directorio, de lo cual se dejará constancia en el respectivo Libro
de Actas.
3.2. La norma
modificatoria, y el texto ordenado resultante, se incorporarán al
legajo indicado en los puntos 2.5 ó 2.6 de este Anexo, guardando
similares formalidades.
4. Procedimientos
Mínimos
Los circuitos operativos
sobre los que se desarrollarán procedimientos mínimos obligatorios
serán los siguientes:
4.1. Prevención de Riesgos
del Trabajo: operatoria, gestión y control.
4.2. Prestaciones
Dinerarias: liquidación y pago.
4.3. Prestaciones en
Especie: contratación, prestación, liquidación y pago.
4.4. Afiliaciones:
operatoria, gestión, notificaciones y control.
4.5. Alícuotas:
determinación, aprobación y aplicación.
4.6. Accidentes de trabajo
y Enfermedades Profesionales: denuncias, investigación, gestión,
registro y notificación.
4.7. Determinación de
Incapacidades: operatoria, gestión, homologación y notificación.
4.8. Cobranzas de cuotas:
proceso de análisis de información e imputación.
4.9. Sistemas: Plan de
continuidad del negocio; seguridad física y lógica; resguardos de
Información; y administración de contratos con proveedores
externos.
4.10. Recepción y registro
de mediaciones y demandas judiciales referentes a Accidentes de
Trabajo o Enfermedades profesionales, prevención, afiliaciones u
otros aspectos referidos a obligaciones de riesgos del trabajo.
4.11. Atención al público:
operatoria, gestión y control.
Los aspectos indicados en
cada uno de los circuitos operativos precedentes son de carácter
mínimo y orientativo y deben ser ampliados en la medida que la
naturaleza del proceso así lo requiera.
5. Observaciones a
procedimientos
Esta S.R.T. podrá observar
los procedimientos aprobados, aun los no obligatorios, cuando
considere que contengan exigencias o incluyan requisitos que puedan
dificultar ostensiblemente el adecuado ejercicio de los derechos de
los afiliados y sus trabajadores durante la vigencia de la relación
contractual.
6. Sanciones
6.1. El contenido de las
"Normas sobre Procedimientos Administrativos y Controles Internos"
que se aprueben conforme la presente reglamentación será de
cumplimiento obligatorio en los procesos llevados a cabo en las
A.R.T.
6.2. La inobservancia de
las "Normas sobre Procedimientos Administrativos y Controles
Internos" por parte de la A.R.T., podrá implicar una situación
susceptible de encuadrarse en los artículos 32 y 36 de la Ley Nº
24.557.
ANEXO III
CONCEPTOS Y PRINCIPIOS
Las Aseguradoras de Riesgos
del Trabajo (A.R.T.) deberán implementar un Sistema de Control
Interno, el cual deberá ser proporcional a las dimensiones de la
A.R.T. y a la complejidad de sus operaciones. En tal sentido, se
destaca:
1. Definición de Sistema de
Control Interno
Se define como tal al
sistema que ofrezca básicamente lo siguiente:
1.1. Garantía de que los
bienes están salvaguardados.
1.2. Que las operaciones se
realizan de conformidad con las autorizaciones del Directorio y se
registran integralmente y en tiempo y forma.
1.3. Que las prácticas
contables son aplicadas de conformidad con:
a) La ley aplicable.
b) La normativa vigente
dispuesta por los Organismos de control.
c) Los procedimientos
internos aprobados por la Gerencia General/Dirección.
1.4. Que se cumple con lo
indicado por las Normas sobre Procedimientos Administrativos y
Controles Internos dispuestos por el Organismo de supervisión y
control.
1.5. Una estructura de
costos, vía recursos humanos y técnicos, en línea con el concepto de
inversión en control.
1.6. Que las A.R.T. cuentan
con un Código de Conducta Etica en vigencia y conocido por todos sus
integrantes. En tal sentido y a título de ejemplo, se enuncian los
siguientes conceptos destacados y a abarcar:
a) Objeto y aplicación.
b) Valores éticos que deben
sostener todos los colaboradores.
c) Principios y prácticas:
Entre otros, Derechos Humanos e Igualdad de Oportunidades;
relaciones de parentesco en el lugar de trabajo; confidencialidad de
la información de la organización y de sus clientes; objetividad de
los negocios y conflicto de intereses; política de comunicación del
Código de Conducta Etica.
d) Metodología a aplicar
para el caso de denuncias.
e) Competencia y
responsabilidades.
f) Sanciones.
2. Entorno/Ambiente de
Control
Se refiere a la actitud y a
las acciones del Directorio respecto a la importancia del control
dentro de la organización. El ambiente de control proporciona
disciplina y estructura para la consecución de los objetivos
principales del Sistema de Control Interno y consta de los
siguientes elementos: Integridad y valores éticos; Filosofía de
dirección y estilo de gestión; Estructura de la organización;
Asignación de autoridad y responsabilidades; Políticas y prácticas
de recursos humanos y Compromiso de competencia profesional.
3. Gestión de Riesgos
Es el proceso para
identificar, evaluar, administrar y controlar acontecimientos o
situaciones potenciales, con el fin de proporcionar un aseguramiento
razonable respecto a la prevención, cumplimiento de las
prestaciones, atención de los trabajadores y demás obligaciones en
materia de Riesgos del trabajo.
4. Definición de riesgo
La posibilidad de que
ocurra un acontecimiento que tenga impacto en el alcance de los
objetivos. El riesgo se mide en términos de impacto y
probabilidad.
5. Riesgo Residual
Es aquel que permanece
después de que el Directorio haya realizado sus acciones para
reducir el impacto y la probabilidad de un acontecimiento adverso,
incluyendo las actividades de control en respuesta a un riesgo.
6. Riesgo de imagen/de
reputación
Se refiere a la posibilidad
de que se produzca una pérdida debido, entre otros casos, a la
formación de una opinión negativa sobre los servicios prestados por
la A.R.T. —fundada o infundada—, que fomente la creación de una mala
imagen o un posicionamiento negativo de la organización.
7. Actividades de control
interno
Son aquellas que permiten
evaluar y contribuir a la mejora de los procesos de gestión de
riesgos, utilizando un enfoque sistemático y disciplinado. Su
aplicación, en tiempo y forma, genera valor para cumplir con las
obligaciones en materia de la Ley Nº 24.557, tanto de los
empleadores asegurados como así también de los trabajadores
cubiertos.
Cada A.R.T. podrá adoptar a
su criterio una definición de Sistema de Control Interno que resulte
más amplia, adecuándola a sus realidades y necesidades, siempre que,
como mínimo, se incluyan los conceptos señalados
precedentemente.
ANEXO IV
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