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Vol.
2 :: Nro. 53 :: Noviembre del
2003 ::
Enviado a +27.050 suscriptores
opt-in :: ISSN
1666-2970 | Edición quincenal y gratuita cortesía de
RespuestasOnline.com destinada a
empresarios, emprendedores, managers, estudiantes y a toda persona con
visión intrapreneur, innovadora, y orientada al desarrollo
continuo.
Objetivo: La divulgación, intercambio y aplicación de
herramientas, conocimientos y soluciones de negocios enmarcados en la
nueva economía.
| .:: De los editores ::. |
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- Comentarios Breves
 Hola amigos, Como están?
Quien lo diría ya se
nos fué el año!!! y como sabemos que en estas épocas todos andamos
con bastantes compromisos, terminando cosas impostergables y
planificando cuanto menos como vamos a pasar las fiestas, hemos
decidido que este será el último newsletter del año.
Por ello no lo
enviamos la semana pasada, y esperamos hasta este fin de semana. Ha
sido un año interesante, y nos ha dado mucho placer compartirlo con
ustedes, intentando aportar un granito de arena desde este lugar
para que cada uno/a aprovechase alguno o todos los temas planteados.
Fué un año donde comenzamos a recibir más colaboraciones de ustedes,
con lo que creo que el contenido se comenzó a enriquecer cada vez
más. Espero que en el 2004 todos nos animemos a participar mucho más
para que esta sea una verdadera comunidad de negocios, para ello en
breve implementaremos foros para que entre todos podamos profundizar
sobre cualquiera de los temas que se planteen, y generemos una base
de conocimiento que sea de utilidad para todos.
Personalmente
este año resultó ser uno de grandes desafíos que me mantuvo
extremadamente ocupdo, y viviendo medio año en Buenos Aires (AR) y
medio año en Río de Janeiro (BR) . Se que el próximo será aún mas
demandante, por que así lo elijo cada día, tratando de generar
cosas, comprometiendome a cambiar otras.
Sinceramente
quiero agradecerles a todos ustedes por estar, por participar, por
enviarme sus comentarios y participaciones, y por "soportarnos" cada
quincena, y desearles que pasen una muy cálida navidad y un
excelente año nuevo.
Y para el
próximo año solo quiero pedir un deseo, que todos ustedes hagan suyo
este newsletter y el sitio, participando, opinando y conociendo al
resto de los suscriptores. En el número de hoy les
envío un interesante artículo: "Procedimiento de
Recuperación de Proyectos" de un nuevo colaborador, Germán
Bernante de Colombia
En la sección "Tips de
Management",hoy nos vamos un poco de
tema y enviamos un simple tema de reflexión, "Elija Como
Vivir su Vida".
finalmente en la sección
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'apadrinar' a sus colegas y amigos y ayudarnos a superar los +27.050 suscriptores!
MUCHAS GRACIAS!!!!!
hasta la próxima quincena!!!
Gustavo Marchisone
gmarchis@managementynegocios.com
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.:: ARTICULOS ::. |
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Procedimiento de Recuperación de
Proyectos |
*Por Germán Bernate
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¿Cuándo un proyecto se sale de cauce?
Pregunta interesante que se formulan los directivos de cualquier
institución gubernamental o privada. Al solicitar la fecha de cierre
del proyecto ninguno de los responsables se atreve a mencionar
alguna. Los integrantes del equipo de trabajo reportan una cantidad
excesiva de horas extras, requeridas por la presión del proyecto y
desde luego, no voluntarias: se presentan conflictos serios entre
ellos y no existe forma alguna de zanjarlos; la moral del personal
está baja. Los costos han excedido toda previsión y tampoco se sabe
cual será el límite. Para salvar la inversión se requiere una acción
vigorosa: utilizar el Procedimiento de Recuperación de Proyectos.
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Los pasos recomendados
son:
Evalúe de nuevo el Alcance del
Proyecto.
La experiencia ha demostrado que es vital evaluar de nuevo que es lo
que se debe hacer en el proyecto. Con certeza se ha perdido la orientación
y debe verificase cual es el Plan Estratégico. Debe revisar la Misión,
Visión, Objetivos y Metas. El tiempo que se invierte en planear es
recompensado con buenos resultados. Concentrar los esfuerzos en el futuro
acerca a los interesados al éxito de su gestión. No se deben presentar
recriminaciones por lo sucedido: el pasado no se puede modificar.
Plan de Recuperación.
Primera recomendación: asignar un nuevo Gerente de Proyecto. Es
imperativo suministrarle los recursos para que él pueda conducir el
proyecto a su cauce. Luego se debe ubicar toda la información disponible
para establecer, con certeza, cual es la situación actual y qué problemas
de deben solucionar.
Segunda recomendación: identificar a los participantes que aún están
vinculados el Proyecto y definir cual es la contribución. Es importante
escuchar a cada uno de ellos y pedir su opinión sobre los planes que se
deben implantar para lograr la continuación del proyecto. También se les
debe alentar para que comenten sobre las lecciones que han aprendido
durante el tiempo de su asignación al proyecto. Ellos conocen las causas
de las dificultades que se han presentado, por ello se insiste en la
eficacia de escucharlos. Con los datos anteriores de debe definir quienes
serán los nuevos integrantes del equipo de trabajo.
Se debe identificar quienes poseen autoridad y el nivel apropiado para
tomar decisiones. Ellos tendrán una tarea compleja: revisar el presupuesto
y establecer cuales serán los costos reales.
Tercera recomendación: es necesario revisar el Plan de Proyecto o,
simplemente, construirlo de nuevo y determinar la nueva ‘Línea Base’. Hay
que identificar que recursos requiere para desarrollar el nuevo Plan:
humano, cómputo, económico. Todos los contratos vigentes se deben estudiar
en forma cuidadosa para identificar que problemas potenciales existen el
la parte legal y la económica. Recabar toda la información disponible es
obligatorio.
Con todo lo anterior se toma la primera decisión importante: ¿El
proyecto debe continuar o se debe suspender?
Decisión compleja pero necesaria. La organización debe tomar conciencia
de lo que ha sucedido y cuales son los planes para su recuperación.
Stephen Covey en su obra ‘Los siete hábitos de la gente altamente
efectiva’ sugiere pensar en ‘ganar – ganar’.
Asesoría al
Proyecto.
Primera recomendación: la motivación es una herramienta de
productividad que genera resultados. Los integrantes del equipo aumentarán
su productividad si sus opiniones son tenidas en cuenta. Si sus
sugerencias son escuchadas con atención y se les brinda el trámite
apropiado: ellos conocen cuales son los problemas y cuales son las
soluciones.
Segunda recomendación: Un Mapa de la nueva organización debe ser
preparado y difundido entre todos los interesados en el proyecto. En el
mismo se destaca la organización y el rol de cada uno de los integrantes,
tanto internos como externos o terceros que estén prestando su
concurso.
Tercera recomendación: determinar, en forma real, el estado actual del
proyecto. Cual ha sido la ejecución y cual es el personal y recursos
asignados. Se debe incluir una comparación entre los resultados alcanzados
contra los planes establecidos. En este punto se debe insistir en conocer
cual es el presupuesto que existe para culminar el proyecto. Se establece
que falta y se comunican los resultados.
Desarrollar el plan de
acción.
Primera recomendación: evaluar el plan alterno con la participación de
todos los nuevos miembros del equipo. Todos deben sentir que el proyecto
es propio y que su contribución es básica para el logro del cumplimiento
de los objetivos acordados. La experiencia de los múltiples participantes
produce la sinergia necesaria para conseguir el óptimo trabajo en
equipo.
Segunda recomendación: se debe preparar un documento con el nuevo Plan
de Proyecto. Copia del mismo debe ser entregada a todos los participantes
tanto internos como externos. Cuanto más conozca la persona sobre el
trabajo que debe desarrollar el equipo, mejor será su contribución a la
correcta realización del mismo.
Ahora ya se ha decidido proceder con el plan. Todos los niveles
gerenciales lo deben conocer y deben apoyar las decisiones requeridas.
Cada integrante del equipo posee el apoderamiento que requiere para
desarrollar en forma apropiada su gestión ante el proyecto y ante la
organización.
Implementación de la
recuperación.
Primera recomendación: lo fundamental es definir quienes poseen
autoridad y responsabilidad. Dentro del Plan de Proyecto se destaca lo
anterior. La forma adecuada para el correcto desarrollo de un proyecto
consiste en definir los Comités que se encuentren adecuados. Todos deben
reunirse sobre bases periódicas y se deben producir las actas
correspondientes. El seguimiento de los compromisos debe ser realizado por
los miembros del Comité. Esta tarea asegura el cumplimiento de los planes
acordados. Se debe establecer un procedimiento para entregar a los
interesados las comunicaciones necesarias. Una función centralizada debe
aglutinar toda la información y tiene la responsabilidad de difundirla
entre los interesados.
Segunda recomendación: algo fundamental: definir cuales son los
entregables del proyecto. El fracaso de los proyectos se atribuye a los
cambios permanentes y sin ningún control. Todo cambio que afecte la Línea
Base debe ser aprobado por el Comité: en caso contrario el caos reinará.
Los recursos del proyecto deben ser evaluados en forma periódica: es
urgente verificar si se requieren adiciones. Las fecha y los hitos
comprometidos son la base del cumplimiento y son estudiados sobre bases
semanales.
Cierre de la
recuperación.
Primera recomendación: verificar cuales son las actividades que debe
desarrollar para el cierre del nuevo proyecto. Debe asegurar que todas las
actividades están terminadas y completas. Todos los integrantes del equipo
deben participar.
Segunda recomendación: definir un plan de seguimiento. Cuando el equipo
entregue el proyecto a los responsables de su operación día a día estos
deben poseer todo el conocimiento para que su operación sea apropiada. Las
responsabilidades deben estar acompañadas de indicadores de gestión.
Tercera recomendación: se debe entregar un reporte de cierre del
proyecto. En el mismo se incluye el resumen financiero, las actividades
cumplidas y el plan de transferencia del conocimiento durante la
recuperación.
Conclusión.
La recuperación de proyectos es un reto importante. El Gerente de
Proyecto es el responsable de toda la gestión necesaria. Sus esfuerzos
deben centrarse en la buena planeación, el correcto manejo de las
relaciones interpersonales, el cumplimiento del cronograma pactado y la
buena calidad del producto entregado.
Germán Bernate
Bogotá,
Colombia
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El mundo ya está
globalizado, estamos experimentando la hora más
importante del cambio, un cambio que generará nuevos
desafíos y transformará a Latino América para siempre.
Las fronteras de las naciones se diluyen, las empresas
se fusionan, el tiempo se acelera, las conocidas
fórmulas de éxito ya no funcionan, los ejecutivos deben
reaccionar.
Para sobrevivir es necesario establecer una
diferencia y el único camino posible es el conocimiento,
porque los trabajadores del conocimiento serán los
únicos capaces de construir el futuro. Lidere el cambio.
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Toda empresa, sin
distingo de su tamaño, tipo de industria, segmento de
negocio o país donde realiza sus negocios, debe poseer
un Proceso que le permita asegurar que dispone de una
metodología para formular la Estrategia |
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| .:: TIPS de Management::. |
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Hoy un simple tema de reflexión,
"Elija Como Vivir su Vida"
Pepe era el tipo de
persona que te encantaría ser. Siempre estaba de buen humor y siempre
tenía algo positivo que decir. Cuando alguien le preguntaba como le iba,
el respondía: "Si pudiera estar mejor, tendría un gemelo".
Era un
gerente único porque tenía varias meseras que lo habían seguido de
restaurante en restaurante.
La razón por la que las meseras
seguían a Pepe era por su actitud.
Él era un motivador natural: si un
empleado tenía un mal día, Pepe estaba ahí para decirle al empleado como
ver el lado positivo de la situación.
Ver este estilo realmente me
causó curiosidad, así que un día fui a buscar a Pepe y le pregunte:
No
lo entiendo... no es posible ser una persona positiva todo el tiempo
¿Cómo lo haces?...
Pepe respondió:
"Cada mañana me
despierto y me digo a mi mismo: Pepe, tienes dos opciones hoy: puedes
escoger estar de buen humor o puedes escoger estar de mal humor."
"Escojo estar de buen humor".
"Cada vez que sucede algo malo,
puedo escoger entre ser una víctima o aprender de ello. Escojo aprender de
ello".
"Cada vez que alguien viene a mí para quejarse, puedo
aceptar su queja o puedo señalarle el lado positivo de la vida. Escojo
señalarle el lado positivo de la vida".
Si, claro, pero no es tan
fácil, protesté.
"Si lo es", dijo Pepe. "Todo en la vida es acerca
de elecciones. Cuando quitas todo lo demás, cada situación es una
elección".
"Tu eliges cómo reaccionas ante cada situación, tu
eliges cómo la gente afectará tu estado de ánimo, tu eliges estar de buen
humor o mal humor".
"En resumen, TU ELIGES COMO VIVIR LA
VIDA".
Reflexioné en lo que Pepe me dijo...
Poco
tiempo después, deje la industria hotelera para iniciar mi propio negocio.
Perdimos contacto, pero con frecuencia pensaba en Pepe, cuando tenía que
hacer una elección en la vida en vez de reaccionar contra ella.
Varios años más tarde, me enteré que Pepe hizo algo que nunca debe
hacerse en un negocio de restaurante, dejó la puerta de atrás abierta y
una mañana fue asaltado por tres ladrones armados.
Mientras
trataba de abrir la caja fuerte, su mano, temblando por el nerviosismo,
resbaló de la combinación.
Los asaltantes sintieron pánico y le
dispararon. Con mucha suerte, Pepe fue encontrado relativamente pronto y
llevado de emergencia a una clínica. Después de ocho horas de cirugía y
semanas de terapia intensiva, Pepe fue dado de alta, aún con fragmentos de
bala en su cuerpo. Me encontré con Pepe seis meses después del accidente y
cuando le pregunté como estaba, me respondió:
"Si pudiera estar
mejor, tendría un gemelo".
Le pregunté que pasó por su mente en el
momento del asalto. Contestó: "lo primero que vino a mi mente fue que debí
haber cerrado con llave la puerta de atrás. Cuando estaba tirado en el
piso, recordé que tenía dos opciones: podía elegir vivir o podía elegir
morir. Elegí vivir".
"¿No sentiste miedo?" Le pregunté. Pepe
continuó:
"Los médicos fueron geniales. No dejaban de decirme que
iba a estar bien. Pero cuando me llevaron al quirófano y vi las
expresiones en las caras de los médicos y enfermeras, realmente me asusté.
Podía leer en sus ojos: "es hombre muerto." Supe entonces que
debía tomar una decisión.
"¿Qué hiciste?" Pregunté.
"Bueno,
uno de los médicos me preguntó si era alérgico a algo y respirando
profundo grité: - "Si, a las balas" - Mientras reían, les dije: "estoy
escogiendo vivir, opérenme como si estuviera vivo, no muerto".
Pepe vivió por la maestría de los médicos, pero sobre
todo por su asombrosa actitud. Aprendió que cada día tenemos la elección
de vivir plenamente, la ACTITUD, al final, lo es todo. Ahora tienes dos
elecciones:
1. Eliminar este mensaje.
2. Enviarlo a quien aprecies.
Y recuerda, sólo se frustran aquellos que dejan de
ver la parte positiva de sus resultados y de la vida...
Yo escogí la 2: enviarlo a quienes
aprecio.
Les deseo la mejor de las suertes para el
próximo año y que pasen una excelente y cálidad navidad junto a sus seres
queridos
Saludos
volver
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> sacar pecho y decir con mucha seguridad: "Ahora sí que estoy
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> "Si un día la vida le da la espalda,
tóquele el c___ !!! ".
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cada cuatro personas tiene alguna
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con tres amigos y no nota nada raro,
> entonces el que tiene
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> "Lo duro no es aguantar el
peso de los cuernos sino mantener la vaca".
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capaz de sonreír cuando algo está mal.... es porque ya
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diviértase con la que
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ama le es infiel, y usted está pensando
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como las traducciones: las buenas no son fieles, y
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no son buenas. "
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buscadas "
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> "Si un día usted siente un gran vacío...
coma: es hambre "
>
> "Qué semejanzas hay entre una mujer
embarazada, una torta quemada y
> una cerveza congelada? Que si
las hubieses sacado antes jamás habría
> ocurrido .
[M&N] Buenísimos!! Muchas
gracias por los aportes!! Ahora Volvamos al Trabajo!!!!!!!-
si tienen chistes para aportar, serán bienvenidos a editores@respuestasonline.com
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